Yeni bir sisteme geçiş sürecinde mutlaka itirazlar ve kaygılar olacaktır. Yönetimin Güçlü duruşu karşısında herkes bu sisteme ve sürece uymak zorunda kalacaktır. Yönetimin alacağı karar sonrası; işletme içinde bir nedenden dolayı değişime direnç gösteren fikirlerle karşılaşılacaktır. İşletmenin verimli bir şekilde ilerlemesini sağlamak ve sonradan çıkacak olumsuzluklardan kaçınmak için bu itirazları erkenden değerlendirip önlemlerini almak ve direnç gösterenlere süreci tekrar anlatarak endişelerini gidermek önemlidir.
Değişime yönelik isteksizlik, hemen hemen her ERP ye geçiş sürecinde en yaygın itirazdır. Çalışanlar mevcut sisteme alışık ve rahat olduklarından değiştirmek zordur. Ancak çoğu zaman alışık olduğunuz sistemin olumsuzluklarını göremezsiniz; mevcut sistemin verimli, stratejik veya işinize yardımcı olduğu anlamına gelmez. Çoğu şirket, birkaç farklı çözüm kullandığı için aksaklıklar yaşyor. Çeşitli fonksiyonları, verileri ve raporları ayrı ayrı uygulamalardan toplayarak bir araya getiriyor, hepsini anlamaya çalışıyor ve çoğu zaman önemli kararlar vermek için verilerden ziyade sezgilerini kullanma yoluna başvuruyor. Bir işi doğru yürütmenin yolu bu değildir.
Kurumlar, kullandıkları ERP sistemleri sayesinde riskleri ve gerçek maliyetleri önceden görür, önlemlerini alır ve riskleri başarılı bir şekilde yönetir. Eski, verimsiz bir sistemi stratejik bir ERP ile değiştirmek, onları rahat oldukları alandan çıkarmak anlamına gelir ancak bu durum işletmeye uzun vadede kazanç sağlar
Ama her şey yolunda diyerek, eski ya da verimsiz bir sistemle çalıştığınızda farkında olmadan yüksek bedeller ödemeye devam edersiniz. Müşterileriniz tedarik zincirinizin çeşitli noktalarında; geç teslimatlar, uzun yanıt süreleri, faturalarda karışıklıklar veya tutarsız müşteri hizmetleri gibi konularda sorunlar yaşarlar.
Teknolojiye yatırım yapan rakipleriniz her zaman birkaç adım sizden önde olur ve zamanla sizin müşterilerinizin rakiplerinizden alışveriş yaptığını görürsünüz.
Yeni bir sisteme geçişi, güçlük olarak gören, çok uzun süreceğini ya da ana işten uzaklaştıracağını düşünen çalışanlarınız olacaktır. Çalışanların soruları ve kaygıları olacaktır. Bu soruları ve kaygıları dinlemek ve cevaplamak önemlidir. Detaylı bir şekilde ele alınmalı, planlanmalı ve çalışanların kaygıları giderilmelidir.
Ayrıca işi öteleyerek büyük değişim için asla mükemmel zamanı yakalayamayacağınızı da bilmelisiniz. Daha iyi bir zamana kadar olan zaman ve sermayenin ertelenmesi, sadece kaçınılmaz olanı geciktirir. Peki bu süre içinde, mevcut sistemlerinizde rakiplerinize karşı hangi avantajları kaybedeceksiniz ve verimsiz sistemleriniz işletmenizde hangi zararlara neden olacak?
Uzman bir kadro ile ERP uygulaması sırasında, verileriniz yedeklenerek işlemin tüm aşamalarında kullanımınız için uygun hale getirilecektir. Bu çalışma verileriniz geçiş sürecinin her aşamasında size açık kalmasını sağlamak için yapılır.
Küçük bir işletme olmanız sonsuza kadar küçük kalmak isteyeceğiniz anlamına gelmez. Bir ERP sistemi firmanızı büyütmenize imkan sağlayabilir ve size şimdi ve gelecekte rakiplerinize karşı rekabet avantajı sunar. Küçük düşünür ve küçük yatırımlar yaparsanız, küçük kalırsınız.
Yeni bir sisteme geçmek, verimli kullanmak, çalışanlar için ilk aşamalarda ekstra iş gücü yaratabilir ve başlangıçta, ekibin uzun vade gerçekleşecek faydaları görmesi zor olabilir ve direnç gösterebilirler. Ancak, bu ekstra iş gücü ve çalışmalar sayesinde uzun vadede verimliliğin nasıl arttığını ve bir çok hamaliyeden kurtularak daha verimli bir noktaya geldiklerini görecekler. Bu çalışmalar neticesinde Kurum daha başarılı, verimli, rekabetçi ve kurumsal bir yapıya dönüşecektir.
Kurum çalışanları eğitimlerle desteklenerek değişimin nedenini ve sonuçlarını anladıkları vakit yeni çalışma biçimine hazır, firma kültürüne saygılı ve beraberinde getirdiği etki ile değişim sürecini oluşturmakta destek olacaklardır.
Hangi itirazlarla karşılaştığınıza bakılmaksızın, çalışanların kaygılarını dinlemek, onları ciddiye almak ve sorunsuz bir ERP uygulaması için sürecin başındaki herkesi sürece dahil etmek için zaman ayırmak çok önemlidir. Bu aşamada Proje sorumlularına büyük yük düşmektedir.